фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).
Ведение документации:
работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.
Поддержание деловых контактов:
отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.
поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.
Работа заместителя:
находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.
Магазин Bloom работает над тем, чтобы каждая наша клиентка сияла красотой и была счастливой. Мы представляем передовые бренды косметики, парфюмерии и осуществляем качественный сервис.
Как помощник руководителя, ваша главная задача будет заключаться в том, чтобы максимально облегчить жизнь руководителя и создать все условия для его эффективной работы.
Требования
Высшее образование;
Отличное знание ПК;
Быть на связи и решать срочные задачи в нерабочее время;
Опыт работы ассистентом/помощником/заместителем руководителя от 1 года;
Готовность к самому широкому спектру задачумение находить выход из безвыходной ситуации, способность находить нужную информацию в кратчайшие сроки;
Вашим преимуществом будет личный автомобиль.
Ваша главная задача будет заключаться в том, чтобы максимально облегчить жизнь руководителя и создать все условия для его эффективной работы.
Задание:
Одна из Ваших задач — фильтрация звонков, поступающих Вашему руководителю. Как Вы будете это делать?
Вам необходимо сообщить руководителю о том, что заказанные для клиента подарки будут на 2 дня позже (это не Ваша вина). Как Вы это сделаете?
Вы получаете одновременно несколько задач:
Заказать в полиграфии раздаточный материал для мероприятия;
Встретиться с сотрудником компании, который должен изложить свое видение дальнейшего продвижения компании;
Решить проблему с поставкой груза, который должен был прийти вчера.
В какой последовательности вы будете решать эти задачи и почему?
Условия
Своевременные выплаты заработной платы и бонусов;
Уровень заработной платы обсуждается индивидуально;